L’intégration des nouveaux collaborateurs : une stratégie à développer dès l'entrée du candidat dans le processus de recrutement

Comment intégrer et fidéliser les futurs collaborateurs avant leur arrivée dans l'entreprise par des outils et pratiques d'onboarding ?

Le recrutement et l’intégration sont des activités chronophages pour lesquelles les professionnels RH n’emploient pas forcément les meilleures méthodes.

Ainsi, quels outils et pratiques les entreprises peuvent-elles employer pour "onboarder" en amont de l’arrivée, les nouveaux collaborateurs ?

Voici 4 propositions :

• Développement de la marque employeur
• Mise en place et optimisation du processus de recrutement
• Élaboration d’un vivier de candidats
• Instauration d’une journée d’intégration avant le "jour J"

Développement de la marque employeur

La marque employeur est une stratégie RH ayant pour objectif d’attirer les talents en rendant attractive l’image de marque d’une entreprise.

• 72 % des spécialistes du recrutement admettent que la marque employeur a un impact significatif sur leur activité.
• La marque employeur peut augmenter de 50 % le nombre de candidatures hautement qualifiées lorsqu’elle est maîtrisée et efficace
• Les entreprises avec une marque employeur forte diminuent de 43 % leur coût d’embauche. Elle permet également de développer un sentiment d’appartenance à la culture de l’entreprise.
• 67 % des candidats acceptent un salaire moins élevé si l’entreprise a une bonne image en ligne.
• 84 % des employés envisagent de quitter leur entreprise pour une autre ayant une meilleure réputation. Ainsi, l’entreprise dispose d’un plus grand choix de candidatures lors des recrutements.

Pour l’alimenter, plusieurs pratiques existent comme les vidéos métiers et témoignages des salariés. Le format vidéo est un support très efficace en communication, car il est captivant et facile à comprendre. Il est important de mettre des "visages" sur les métiers de l’entreprise et de montrer l’épanouissement de ses collaborateurs.

Mise en place et optimisation du processus de recrutement

Le processus de recrutement se définit par une succession d’étapes claires et fixées au préalable structurant un recrutement dans son intégralité. Ces dernières vont de la définition du besoin à l’intégration du collaborateur.

Bien qu’un recrutement engage une entreprise sur du long terme et qu’il constitue un apport stratégique, il est souvent négligé :

• 70 % des chercheurs d’emplois sont déçus par leur expérience de recrutement.
• 74 % des candidatures à une offre d’emploi n’obtiennent que rarement ou jamais de réponse.
• 58 % des candidats déclarent qu’ils ne postuleront plus dans l’entreprise.
• 53 % manifestent leur déception quant au recrutement à leur entourage.

En tant qu’entreprise, il est important de réagir et d’opter pour un processus fonctionnel et optimal. Cet outil permet de fidéliser les candidats, à condition qu’il soit adapté. Il leur donne de la visibilité et de la considération, ce qui est rarement le cas.

Un processus de recrutement se doit d’être :

• Clair
• Complet
• D’une durée raisonnable
• Suffisamment humanisée

Grâce à cette pratique, les candidats gardent une bonne image de l’entreprise, même si leur candidature est refusée. Il doit aussi être composé de plusieurs étapes distinctes et bien définies dans le temps. Alors, le processus peut faciliter le suivi des candidatures et augmenter le taux de réponse

Il existe divers outils permettant de gérer facilement les recrutements et pouvant être paramétrés selon le processus de l’entreprise.

Ils peuvent être de type :

• SaaS (Software as a Service)
• ATS (Applicant Tracking System)

Certains des meilleurs logiciels sont : Eurécia, Talent Detection, Flatchr, HumanSourcing, Beetween, Softy et Recruitee.

Chacun dispose de ses particularités. Dans certains cas, un candidat peut ne pas être recruté dans l’immédiat ou pas sur le poste en question. Il est alors pertinent de l’intégrer dans un vivier de candidats tenu à jour.

Élaboration d'un vivier de candidats

60 % des candidatures sont encore ignorées par les recruteurs. Tout de même, un grand nombre de CV reçus sont triés afin de pourvoir un poste avec le profil correspondant. Vient la question du sort réservé aux candidatures qui ne correspondent à aucun poste à pourvoir dans l’entreprise. Non, il ne faut pas jeter ou supprimer le CV de ce type de candidature. Alors, en quoi est-ce pertinent de les archiver et répertorier ?

Pour le recruteur, c’est tout simplement un gain de temps remarquable. En effet, grâce à cette multitude de candidatures, il peut constituer un vivier de talents. Cette base de données peut être utilisée en cas de poste vacant. De ce fait, l’entreprise aura déjà une quantité de profils intéressés à contacter lors du recrutement.

Pour le candidat dont on conserve le CV, il se sent considéré. Comme dit précédemment, plus d’un candidat sur deux n’étant pas considéré lors d’un recrutement ne souhaite plus postuler dans l’entreprise. Cette dernière peut donc perdre des talents potentiels.

Enregistrer la candidature dans notre base de données démontre de la considération et de l’intérêt envers les candidats. Ils ont ainsi une image positive de l’entreprise malgré le refus.

Instauration d'une journée d'intégration avant le "Jour J"

A peine recruté, déjà parti

Bien souvent, l’intégration d’un nouveau collaborateur est décisive quant à son souhait de démissionner. Celle-ci se résume majoritairement à une visite, une présentation de l’entreprise et du poste ainsi que par un déjeuner. Est-ce réellement suffisant pour intégrer durablement un talent recruté ? La réponse est NON.

Il est important que le salarié se sente bien accueilli dans son nouvel environnement de travail. Il se peut que le jour de son arrivée, le début de son intégration ne se réalise pas comme prévu. En effet, son manager peut faire face à des imprévus. Que faire ? Anticiper !

Il est possible d’organiser une journée complète d’intégration en amont du premier jour de son contrat. C’est une pratique RH rare et pourtant, elle donne de la considération au nouvel embauché car cette journée lui est dédiée.
De ce fait, il est possible d’organiser une journée d’intégration dans l’enceinte de l’établissement. Elle peut permettre aux nouveaux collaborateurs de se repérer plus rapidement et de rencontrer ceux déjà présents.

Cet événement, précédemment présenté et expliqué dans un mail, se divise en plusieurs étapes. Voici un exemple d’étapes :

• L’accueil des nouvelles recrues doit être convivial. Par exemple, afin de favoriser les échanges, un petit déjeuner peut être organisé.
• La présentation de l’entreprise, de son fonctionnement, de ses valeurs et des nouveaux collaborateurs.
• L’organisation d’activités de travail en équipe comme un escape game par exemple. L’objectif est de rapprocher des personnes qui ne se connaissent pas et qui ne travaillent pas dans le même service. En résolvant des énigmes, les nouveaux collaborateurs sont amenés à se déplacer dans différents services et rencontrer le personnel. Les indices peuvent également donner des informations sur les différents services. Ils leur permettent donc de se présenter et d’échanger facilement sur leur poste et sur l’entreprise.

Si votre budget ou votre activité ne vous permet pas de réaliser une journée d’intégration, il existe d’autres processus. En effet, certaines activités restent rares comme le parrainage (11 %) et les afterworks (29 %). Pourtant, elles permettent de fédérer et souder naturellement des équipes de travail.

Ces outils et pratiques peuvent être développés dans chaque entreprise et adaptés en fonction de ces dernières.

Ils permettent aussi de réaliser une transition cohérente à l’onboarding post recrutement. Cette thématique sera également traitée dans l’un des prochains articles des ateliers de l’IGS-RH Lyon !

Alors, que souhaiteriez-vous mettre en place dans votre société pour optimiser le recrutement et l’intégration des nouveaux collaborateurs ?

Le saviez-vous  ?

• Un processus de recrutement non abouti représente un coût d’environ 4,31 % de la masse salariale.
• En France, 49 % des DRH confirment qu’un candidat qualifié arrête un processus de recrutement car l’estimait trop long (environ 32 jours).
• 31 % des candidats éprouvent un sentiment de frustration quant à la mauvaise communication des recruteurs.