Quels outils pour faciliter l'intégration d'un nouveau collaborateur ?

#LYON

L’intégration des nouveaux collaborateurs en entreprise est devenue un enjeu primordial pour les entreprises, notamment dans les secteurs d’activité en tension. La rétention des talents est donc aujourd’hui une problématique centrale de la fonction RH et il est nécessaire pour les entreprises de repenser ce schéma afin de l’adapter aux attentes des nouveaux entrants.

Zoom sur l'étude menée par Cadremploi

D’après une étude réalisée par Cadremploi auprès de 1 012 salariés cadres, un tiers d’entre eux a déjà quitté un poste à la suite d’une mauvaise expérience d’intégration dans l’entreprise.

Cette donnée peut paraître préoccupante mais n’est finalement pas surprenante quand on analyse les détails de l’enquête :

47 % des personnes interrogées estiment avoir été invités à un "véritable" parcours d’intégration
69 % des personnes interrogées ont été conviées à une visite des locaux
55 % des personnes interrogées ont eu le droit à une présentation de l’entreprise

Bien qu’un parcours d’intégration ne soit pas la solution à tous les enjeux du "onboarding" du collaborateur, son existence au sein d’une société tend à prouver que ce sujet est pris en considération par la direction et les ressources humaines et qu’une démarche est mise en œuvre dans le but d’uniformiser et d’optimiser l’accompagnement du nouveau collaborateur lors de sa prise de poste.

Les outils "classiques"

Bien que les nouvelles technologies ouvrent de nouveaux horizons aux entreprises que ce soit en termes d’outils ou de communication, certaines pratiques plus communes demeurent incontournables au sein du processus d’intégration

S’assurer que tout est prêt pour accueillir le collaborateur : cette étape peut paraître évidente cependant, lors de ses premiers instants dans l’entreprise, il est essentiel que le nouvel arrivant ait l’impression que son arrivée ait été préparée en étant accueilli par le manager. Cela passe également par l’installation et la préparation d’un poste de travail opérationnel puis par la remise du matériel ou des fournitures nécessaires.
L’inviter au parcours d’intégration de l’entreprise : cette pratique s’est démocratisée au fil des années en entreprise, (même si d’après une étude, seules 69 % des entreprises ont mis en place un parcours d’intégration) cependant elle reste un paramètre crucial dans la progression de l’intégration d’un nouveau salarié.Elle permet au travers de différents modules d’inculquer la culture d’entreprise grâce à une présentation de la société par la direction idéalement, de présenter tous les process, les pratiques, les avantages et les règles qui régissent l’établissement. La remise d’un livret d’accueil peut être utile au salarié qui devra assimiler un grand nombre d’informations dès son arrivée et pourra donc se référer par la suite au document qui lui est remis.
Présenter le poste et clarifier les attentes : il s’agira ici de lever les doutes et le stress générés par la prise de poste du salarié. Cette situation peut en effet rapidement devenir anxiogène lorsque les attentes de la hiérarchie et les objectifs ne sont pas clairement évoqués.Le manager devra ici prendre le temps de présenter le poste (avec l’aide d’une personne occupant le même poste si possible) afin de répondre aux interrogations de la personnes fraîchement débarquée et de fixer des jalons qui lui permettront de se positionner par rapport à ce que l’on attend de lui.

Ces étapes ne représentent, en revanche, qu’un point d’entrée de l’intégration d’un collaborateur qui ne se résume pas seulement aux premières semaines suivant son arrivée dans l’entreprise. D’après une enquête réalisée par OfficeVibe2, le "onboarding" d’un collaborateur se poursuit au-delà d’un mois après son arrivée effective dans seulement 37 % des sociétés. Afin d’assurer un suivi plus précis il parait primordial de mettre en place des entretiens de suivi avec le manager, le responsable des ressources humaines et le collaborateur chaque trimestre qui permettra de recueillir les attentes et le ressenti du nouvel entrant, mais aussi de détecter les axes d’amélioration du processus d’intégration.

La technologie au service du "Onboarding"

Alors que l’étude du cabinet Silkroad révèle que 20 % des salariés ont envisagé de quitter leur nouvel employeur dès les premiers jours suivant son arrivée en raison d’un accueil peu professionnel, il existe de nombreux outils ayant pour objectif de standardiser et faciliter "l’onboarding" des nouveaux collaborateurs. A contrario, 69 % des salariés qui suivi un programme "d’onboarding" restent au moins 3 ans dans l’entreprise

Heyteam : il s’agit ici d’une entreprise française qui a développé un logiciel complet capable de gérer l’intégration des salariés en commençant avant même son arrivée en allant jusqu’à son éventuel départ de l’entreprise, en passant par des modules d’évolution de carrière et de mobilité interne notamment.Son interface facile de prise en main et ludique permettra au salarié et au manager d’utiliser au maximum les capacités de cet outil qui peut être couplé avec la majorité des SIRH utilisés en entreprise pour une meilleure fiabilité des données.Le logiciel permettra de personnaliser le parcours et de fixer les différentes étapes de l’intégration du collaborateur, de planifier des points d’étape, de gérer la formation, créer une « communauté » de nouveaux arrivants, assigner un « mentor » au salarié… Un outil d’analyse des données est aussi mis à disposition en fonction du parcours choisi ce qui permettra de détecter d’éventuelles difficultés ou point d’ombre pour le collaborateur. Un webinar organisé en partenariat avec « Parlons RH » vous permettra de découvrir l’offre plus en détail.
BambooHR : le logiciel développé par l’entreprise américaine BambooHR est quant à lui un outil à destination des start-ups et PME. S’agissant d’un logiciel "cloud" il ne nécessite pas d’importantes infrastructures pour le déployer et son interface ludique et colorée colle parfaitement à l’image populaire de la start-up.Cet outil modulable va permettre aux entreprises qui souhaitent standardiser un parcours d’intégration, suivre et analyser les données relatives à l’intégration des nouveaux collaborateurs, de centraliser les informations sur une seule et même interface avec l’avantage de pouvoir ajouter des modules d’un SIRH classique (paie, administratif, recrutement). Cet outil semble parfaitement adapté aux entreprises de taille restreinte qui souhaitent investir dans le processus d’ « onboarding » sans pour autant avoir le budget d’entreprises internationales.

Le prix moyen du déploiement de ce type de logiciel est de 3,00 € à 8,00 € par mois, par salarié avec un délai de déploiement de 6 à 12 mois en fonction de la structure. Cela peut représenter un investissement conséquent en fonction de la taille de la structure et du budget disponible pour chaque entreprise.

Seulement 35 % des entreprises possèdent une solution digitale "d'onboarding". Il devient alors pertinent de s’interroger quant à l’avantage qui peut être généré par rapport à la concurrence en matière de rétention de talent, notamment lorsque l’on connait le coût d’un processus de recrutement et d’intégration.

Et vous seriez-vous prêt(e) à investir dans une solution digitale pour optimiser votre "onboarding" ?

Bibliographie

State of employee engagement, OfficeVibe. [En ligne]. Officevibe [Page consultée le 14 janvier 2020]. Disponibilité et accès https://officevibe.com/state-employee-engagement

Fillion Gaëlle, Onboarding : où en sont les entreprises ?. In exclusiverh, rubrique Logiciel RH. [En ligne]. Exclusiverh, 2013 [page consultée le 18 janvier 2020]. Disponible sur : https://www.exclusiverh.com/articles/gestion-talents/onboarding-ou-en-sont-les-entreprises.htm

Dalale Belhout, Onboarding - quelles solutions pour faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur ? In Digitalrecruiters, rubrique Marque Employeur. [En ligne]. Digitalrecruiters, 2019 [page consultée le 18 janvier 2020]. Disponible sur : https://www.digitalrecruiters.com/blog

Lacroix Lydie, Onboarding : quelles sont les pratiques des entreprises et les axes d’amélioration ? In ParlonsRH, rubrique infographies. [En ligne] ParlonsRH, 2019 [page consultée le 24 janvier 2020]. Disponible sur : https://www.parlonsrh.com/onboarding-pratiques-des-entreprises-et-axes-damelioration/

Maurin Pierre, Les nouvelles tendances du Onboarding. In FocusRH, rubrique tribunes.

FocusRH, 2019 [page consultée le 2 février 2020]. Disponible sur : https://www.focusrh.com/tribunes/les-nouvelles-tendances-du-onboarding-par-pierre-maurin-29742.html

Zojceska Anja, Top 7 Employee Onboarding Tools. In TalentLyft, rubrique Recruiting.

TalentLyft, 2019 [page consultée le 2 février 2020]. Disponible sur : https://www.talentlyft.com/en/blog/article/179/top-7-employee-onboarding-tools