La digitalisation : un frein à la communication avec les collaborateurs ?

La digitalisation au sein des entreprises

L’impact des réseaux sociaux et des nouvelles technologies n’a pas eu pour seul effet de modifier notre manière de vivre, il s’est également imposé dans le milieu professionnel et n’a épargné ni les grandes ni les petites entreprises. En effet, en 2022, la transformation digitale devient un enjeu majeur pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. 

Cette digitalisation a de nombreux avantages, elle fait évoluer les processus et surtout elle apprend aux entreprises à devenir de vraies actrices digitales pour rester compétitives. Comme l’a souligné Thierry GEERYS, Country Director Belgique et Luxembourg de Google à ses collaborateurs « N’ayez pas peur ! Mais avancez, avancez, car vous n’avez pas le choix ! ». 

Cela étant, cette transformation fait peur et pas seulement aux plus petites entreprises. Pourquoi ? Car elle repense complètement les manières de travailler et remet en question les méthodes d’organisation pré établies au sein de l’entreprise. En effet, sa mise en pratique reste timide, puisqu’elle impose de repenser la stratégie de l’entreprise, elle a donc ses limites.

Les réticences des collaborateurs

La digitalisation des processus RH s’accompagne de nombreux changements pour les collaborateurs. 

Un conflit générationnel

Ces transformations ne sont pas perçues de la même façon de la part des salariés, en fonction de leur âge et leur niveau d’études. En effet, ils ne sont pas tous égaux face aux transformations numériques. Le changement va profondément modifier les habitudes de chacun, notamment dans la manière de communiquer.

À l’heure actuelle, les salariés créent une interaction avec les services RH pour faire une demande (en se déplaçant ou en les appelant). De plus en plus, la communication tend à être indirecte par la digitalisation. Cependant, cela peut être difficile pour certains collaborateurs. Pour les plus jeunes générations, l’utilisation des outils informatiques est innée alors que pour d’autres générations, s’agit d’un réel apprentissage. Selon l’agence du numérique dans l’édition du Baromètre numérique de 2018, 61% des 18-24 ans se sentent autonomes dans l’utilisation des outils informatiques. C’est-à-dire qu’ils se débrouillent seuls ou qu’ils ne rencontrent pas de difficultés. Ce degré d’autonomie diminue suivant les tranches d’âges. En effet, les 25-39 ans se sentent autonomes à 53%, tandis que ce chiffre atteint 38% pour les 40-59 ans et diminue jusqu’à 26% pour les 60-69 ans.

Il est donc nécessaire d’accompagner le changement et de ne pas laisser les salariés seuls face à leurs difficultés. Nous évoquerons ce point plus en détail dans la prochaine partie. 

Un gain de temps 

De prime abord, le fait de digitaliser les échanges jusqu’ici plutôt direct et/ou physique peut nous amener à penser que les services RH s'éloignent des collaborateurs, que la digitalisation induirait la déshumanisation de la fonction. 

Selon une étude publiée en juillet 2019 par le cabinet McKinsey fait de digitaliser les processus RH rend les services de Ressources Humaines plus productifs. Ils ont alors du temps à allouer aux salariés de manière directe ou indirecte à travers des projets dédiés au sujet de la qualité de vie au travail parfois laissés de côté par manque de temps. 

Il est important de communiquer en ce sens auprès des collaborateurs afin que la digitalisation ne soit pas perçue comme une barrière entre eux et la fonction RH.

Réussir à contrer les idées reçues

Mais comment faire face à ces idées reçues ?

Plusieurs solutions existent afin de mettre l’ensemble des salariés sur un même pied d’égalité. 

La formation

Tout d’abord former les collaborateurs afin qu’ils puissent acquérir les bases nécessaires et faciliter leur quotidien dans cette transformation. Il y a également la possibilité de mettre en place le reverse mentoring qui permet un échange de connaissances et de compétences transversales et intergénérationnelles. Par exemple Axa a mis en place ce programme depuis 2014.  C’est aussi l’opportunité de garder le lien humain qui tend de plus en plus à diminuer.

Les moments conviviaux

De plus, il est très important de maintenir le contact et donc de mettre en place des moments conviviaux dans les équipes. Cela peut se traduire par des petits-déjeuners hebdomadaires, des réunions afin d’évoquer les points importants pour que la semaine se déroule bien.

Un nouvel équilibre

Par ailleurs, il est vrai qu’avec la digitalisation les salariés sont de plus en plus connectés. Ainsi l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle est mis à mal. Comment faire pour rétablir cette stabilité ?

La digitalisation de la fonction RH tend à se demander si un jour l’intelligence artificielle sera capable de remplacer des collaborateurs RH. Tant sur les tâches à faible valeur ajoutée que celles qui auraient un enjeu stratégique ? Les processus RH vont être grandement impactés par cette digitalisation. Nous vous proposons de lire l’interview de Christophe SAMSON, consultant en transformation digitale & SIRH chez RH-Agile et expert sur la digitalisation des processus RH.