Le manager, un rôle clé dans l'intégration des collaborateurs

20 %, c’est le taux de nouveaux embauchés qui indiquent vouloir quitter leur nouvelle entreprise dès leur premier jour de travail[1] aujourd’hui en France. 16 % des salariés embauchés en CDI démissionnent également au cours de la première année[2]. Un chiffre très important et coûteux pour les entreprises puisque une récente étude indique que l’échec des embauches coute environ 3,3 % de la masse salariale d’une entreprise chaque année, pouvant atteindre 50 000,00 € par embauche non aboutie[3]. Pour autant, plus que 65 % d’entre elles n’ont pas mis en place de processus d’intégration clair et défini[4]. Pour cette raison, il est essentiel pour les RH de déléguer une part de l’intégration aux managers de proximité, sous réserve de certaines conditions.

Quels outils et dispositifs peut-on mettre à disposition des managers ?

Sans outil actualisé et mis à leur disposition, les managers risqueraient de faire circuler de mauvaises informations ou de ne pas pouvoir s’investir correctement dans leur mission. Afin d’optimiser le rôle du manager, nous préconisons d’agir selon les étapes suivantes pour mettre en place ce processus de délégation :

• Étape 1 : intégrer le manager dans le processus de recrutement
• Étape 2 : rédiger un mail à destination du manager pour lui donner toutes les informations au sujet de la nouvelle embauche
• Étape 3 : les RH remettent au manager un guide des bonnes pratiques en terme d’accueil des nouveaux collaborateurs.
• Étape 4 : un repas ou d’un moment de convivialité avec toute l’équipe avant le premier jour de travail du nouveau salarié (selon ses disponibilités) afin que le collaborateur soit plus à l’aise lors de son arrivée. Petit plus : c’est une excellente manière de permettre au nouveau salarié de moins appréhender son premier jour et la rencontre avec l’équipe.
• Étape 5 : s’assurer que le manager ait préparé le poste de travail du nouveau collaborateur
• Étape 6 : indiquer au manager de mettre en place des points réguliers avec le nouveau salarié afin qu’il l’accompagne au mieux.
• Étape 7 : remise des éléments au manager, par exemple: un livret d’intégration, le guide pour la mutuelle, le règlement intérieur, des goodies ou encore une plaquette avec toutes les informations du service et un organigramme.

Enfin, il est primordial d’insister, auprès des managers, sur l’importance de la constance dans l’utilisation de ces outils. Ce processus ainsi que ces outils doivent être un rituel. Cela est nécessaire afin que chaque membre de l’équipe soit intégré de la même façon.

Quels sont les points de vigilance à surveiller lorsque l'on délègue l'intégration aux managers ?

Afin d’intégrer les collaborateurs de manière efficace, il est primordial que les RH soient vigilants au niveau de la délégation du processus d’intégration.

Les managers peuvent être amenés à gérer l’intégration d’une manière totalement différente selon les personnes impliquées. Cependant, pour assurer l’unité de la culture d’entreprise, les RH doivent s’assurer que les managers disposent de toutes les informations nécessaires à l’intégration. Par exemple ; les règles de sécurité, les avantages en nature possibles ou encore les informations liées à la vie en entreprise.

Ils devront veiller à ce que les managers intègrent les collaborateurs de la même manière. Cela évitera toute inégalité et un mauvais climat social. Par la suite, l’intégration ne doit pas se limiter au premier jour de travail du nouveau collaborateur. Il faut donc former les managers au suivi des collaborateurs.

Les managers doivent les alerter sur l’importance de se rendre disponible auprès des collaborateurs. Il faut également identifier un mentor qui suivra le collaborateur.

Attention cependant : le choix du mentor doit être clairement réfléchi et il ne faut pas solliciter un manager qui serait désintéressé voire désinvesti.

Déléguer une partie de l'intégration aux managers : pourquoi il est important de soigner cette étape ?

L’intégration d’un salarié dans une société s’inscrit dans un processus plus global appelé le processus de socialisation organisationnelle. Ce processus est à double sens : pour les collaborateurs plus expérimentés il s’agit de transmettre des connaissances et des compétences, et pour les nouveaux salariés il s’agit d’acquérir ce qu’on leur transmet.

Delphine Lacaze, Maître de Conférences à l’IAE Aix-Marseille, reprend les travaux menés sur le sujet pour expliquer l’actuelle considération des entreprises pour le processus d’intégration[5]. Elle reprend notamment le travail d’Edgar H. Schein, pionnier du concept de la "culture d’entreprise", qui explique en 1968 que les modes d’accueil des nouveaux salariés ne sont que rarement élaborés dans une optique stratégique. Il s’agit principalement du résultat de ce qui s’est fait jusqu’à maintenant dans les sociétés, sans que l’on cherche à donner une dimension stratégique à cette intégration. Pourtant, l’intégration d’un nouveau salarié est très importante car elle détermine les comportements des salariés nouvellement intégrés. Ces attitudes déterminées lors de l’arrivée ont été mises en évidence par plusieurs auteurs : la loyauté et l’engagement envers l’organisation pour E. Schein, la satisfaction au travail et la performance pour Black E. Ashforth et Alan M. Saks, la motivation au travail pour DC Feldman. De ce fait, c’est de la réussite de cette phase d’intégration que dépend la transmission de la culture, des compétences et des connaissances au sein de l’entreprise entre anciens et nouveaux collaborateurs.

Toujours selon les travaux de Delphine Lacaze, il est ressorti qu’il existe quatre domaines de socialisation dans les sociétés de service et que ces quatre domaines structurent l’intégration des nouveaux collaborateurs :

• La définition du rôle face au client
• La compréhension des tâches et des processus de travail
• L’intégration au sein du groupe de travail
• La connaissance de l’organisation

Un problème rencontré dans l’un de ces domaines entraînerait un retard dans le processus général d’intégration car les domaines sont interdépendants. De cette manière, il est primordial de soigner chacune de ces étapes lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur.

Le manager, en tant qu’acteur de proximité, a donc un rôle très important à tenir dans ce processus car il fait partie intégrante de l’équipe d’accueil du nouveau collaborateur. Il a donc une parfaite connaissance des collègues directs du nouvel embauché, du fonctionnement de l’équipe et du rôle de chacun. Cela permet au nouveau collaborateur de connaitre rapidement les personnes avec qui il va travailler et de faciliter la compréhension du rôle et des missions qu’on lui confère. Le manager est ainsi le lien entre le nouveau salarié et les membres de son équipe.

Le manager a également un rôle très important à jouer en tant que tuteur et formateur du salarié. Si les RH doivent s’occuper des éventuelles formations réglementaires du nouvel embauché (qualité, sécurité, informatique), le manager peut se charger de la formation au poste du salarié. Il doit ainsi définir avec lui ses tâches, ses missions et le guider dans les méthodes à suivre et les outils à utiliser. Il l’aide aussi à comprendre les tâches qui lui sont assignées et les processus de travail mis en place au sein de l’équipe et au sein de la société.

Cependant, la connaissance plus globale de l’organisation est une responsabilité qui revient aux RH : cela dépasse le cadre d’exercice du manager qui doit concentrer son rôle sur les étapes qui concernent directement le service, son fonctionnement ou son activité. La présentation plus générale de l’entreprise doit revenir aux RH pour deux principales raisons : s’assurer que les informations importantes et obligatoires sont bien transmises au nouveau collaborateur et sont exactes ; ne pas prendre trop de temps au manager et le laisser se concentrer sur l’intégration « opérationnelle » du salarié sur son poste et au sein de son équipe de travail.

Et vous, avez-vous déjà pensé à déléguer votre processus d’intégration aux managers ?

[1] Observatoire SIRH. Un nouveau regard Sur le SIRH. Site de l’observatoire SIRH. [en ligne]. Publiée en 2013. [Consulté le 06/12/2019]. Disponibilité et accès. http://www.observatoiresirh.com/component/xmap/html/1?view=html

[2] DARES Analyses. DARES études et statistiques. Site du Ministère du Travail. [en ligne]. publiée en janvier 2015. [Consulté le 06/12/2019]. Disponibilité et accès https://dares.travail-emploi.gouv.fr/dares-etudes-et-statistiques/

[3] Mozart Consulting. "Taux d’échec du processus d’embauche". Willbegroup [en ligne] publiée en 2017. [Consulté le 15/12/2019]. Disponibilité et accès. https://www.mozartconsulting.eu/wp-content/uploads/2018/07/Taux-dechec-du-processus-dembauche-2017-1.pdf

[4] Lottret Chloé. Loison Faustine. Destin Audren. Marmier Cédric. Résultats de l’étude Mercuri Urval sur l’intégration des nouveaux collaborateurs en entreprise. Graphiline [en ligne]. Publié le 26-01-2012.[Date de consultation]. Disponibilité et accès. https://www.graphiline.com/article/15018/Resultats-de-l-etude-Mercuri-Urval-sur-l-integration-des-nouveaux-collaborateurs-en-entreprise

[5] Lacaze Delphine. La gestion de l’intégration en entreprise de service : l’apport du concept de socialisation organisationnelle. Management & Avenir. Editeur Management Prospective Ed., Années 2004-2020. Pages 9 à 24.