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IGS RH | école ressources humaines

La dématérialisation des Ressources Humaines : contexte, définition, avantages et bilan

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Parce qu’elle a aussi pour objet des missions administratives, la fonction RH traite un volume plus ou moins conséquent de documents, en fonction de la taille de la firme et de la nature de son activité. Il s’agit notamment de documents produits par les RH (contrats de travail, bulletins de paie, fiches de poste, règlement intérieur…), reçus par les RH en provenance d’une source interne (lettres de démission, notes de frais, certificats médicaux…) ou envoyés par des tiers (CV et lettres de motivation notamment). Markess, une société d’études spécialisée dans la transformation digitale, estime que la fonction RH traite une trentaine de types de documents au quotidien. On mesure donc combien la dématérialisation impacte le quotidien des professionnels des Ressources Humaines. Le point avec IGS-RH !

Qu’est-ce que la dématérialisation des Ressources Humaines ?

La dématérialisation des documents RH peut être appréhendée selon deux axes : 

  • Délaisser autant que possible le format papier à la faveur du format numérique pour tout ce qui concerne les supports d’information de l’entreprise et de ses parties prenantes ;
  • Favoriser la digitalisation des échanges et du traitement de l’information RH via des plateformes collaboratives et des Progiciels de Gestion Intégrée.

Si l’effort de dématérialisation a largement été initié par l’Etat avec la généralisation (et l’obligation) du recours aux téléprocédures fiscales, les entreprises ont rapidement élargi la portée de ce processus, à la fois pour des considérations économiques, environnementales et sociales (améliorer l’expérience des collaborateurs). La dématérialisation des RH n’est donc pas une fin en soi. Si elle suscite l’adhésion des entreprises, c’est qu’elle s’inscrit pleinement dans l’objectif de rationalisation des coûts et donc d’amélioration de la rentabilité. Des processus RH dématérialisés impliquent : 

  • moins de saisies manuelles ;
  • un meilleur suivi des indicateurs clés grâce à la production automatique de tableaux de bord ;
  • la réduction (voire la suppression) des délais de traitement de certaines requêtes (consultation d’un bulletin de paie, par exemple) ;
  • la réduction des coûts administratifs et environnementaux de l’entreprise ;
  • l’optimisation du temps de travail des professionnels RH qui peuvent allouer le temps dédié aux formalités administratives à des missions stratégiques comme l’amélioration du bien-être des collaborateurs, le sourcing des talents, le marketing RH, la RSE, etc.

La dématérialisation des RH portée par un environnement favorable

Au-delà des avantages qu’elle apporte à l’entreprise et à ses collaborateurs, la dématérialisation des RH peut compter sur un environnement particulièrement favorable à son expansion avec l’émergence du cloud, la démocratisation du smartphone qui permet de consulter des documents archivés et de les partager en toute sécurité, l’augmentation du prix du timbre ou encore l’arrivée sur le marché du travail de la génération Z. Notons également que la Loi Travail, entrée en vigueur le 1er janvier 2017, a modifié le paradigme de dématérialisation du bulletin de paie. Avant la Loi Travail, l’employeur devait obtenir le consentement de son salarié (Opt-in) pour distribuer des bulletins de paie dématérialisés. Aujourd’hui, c’est le bulletin de paie électronique qui prévaut, sous réserve de non-opposition du salarié (Opt-out).

Un bilan favorable, mais des freins à lever

Le bilan de la dématérialisation des RH est largement positif, comme le démontre le sondage mené par OpinionWay pour Althéa début 2019. « Les salariés qui ont accès à des solutions de dématérialisation des procédures administratives RH s’en déclarent largement satisfaits », peut-on notamment lire dans le rapport de l’étude. Plus du quart  des salariés des grandes entreprises (28 %) reçoivent aujourd’hui leur bulletin de paie sous format numérique (+ 87 % en 3 ans). Pour consolider ce succès, la dématérialisation des RH pourra compter sur la volonté des salariés de disposer de leurs documents à distance et de leur souhait d’agir en faveur de l’environnement, mais elle devra composer avec les craintes autour de la sécurité informatique. Pour ce faire, l’entreprise devra :

  • rassurer (et donner des garanties) sur la sécurité et la confidentialité des données ;
  • maintenir le contact humain entre les professionnels des RH et les collaborateurs (56 % des sondés estiment que la dématérialisation risque de donner à l’entreprise l’image d’une structure déshumanisée) ;
  • Quantifier, dans la mesure du possible, les bénéfices de la dématérialisation pour l’environnement.

Comme la RSE, la marque employeur, le bien-être au travail et les nouvelles configurations de la collaboration entre l’entreprise et les talents, la dématérialisation fait partie des nombreux défis passionnants que la fonction RH relève au quotidien ! L’IGS-RH vous propose ses formations spécialisées pour appréhender ces enjeux et concrétiser votre projet professionnel.