GESTION RH : FOCUS SUR LES PRINCIPAUX OUTILS DE LA GPEC

La GPEC est une approche prospective qui permet à l’entreprise de se projeter dans l’avenir et de prévoir, avec précision, les évolutions possibles, tant d’un point de vue commercial qu’organisationnel. Pour mettre en œuvre cette stratégie, il faut disposer d’une large gamme d’outils que nous vous présentons dans cet article.

#1 L’ORGANIGRAMME

L’organigramme est une représentation visuelle de la répartition des différents départements d’une entreprise, ainsi que des postes et fonctions au sein de sa structure. Il comprend également les relations hiérarchiques et organisationnelles entre les employés, les services, etc.

L’importance d’un organigramme pour une stratégie GPEC provient de sa capacité à identifier les compétences présentes au moment T, mais aussi celles dont l’entreprise a besoin pour atteindre ses objectifs commerciaux et gagner en compétitivité, en performance et en productivité.

De même, l’organigramme donne à celle-ci une bonne visibilité sur les éventuelles défaillances structurelles et les besoins futurs en matière de recrutement. En cas d’urgence, un organigramme sert aussi à développer des mesures correctives.

#2 FICHE DE POSTE

Comme son nom l’indique, une fiche de poste est un document qui comprend la fonction du poste et la liste des tâches attribuées à chaque employé de l’entreprise. Beaucoup considèrent cet outil comme la base même d’un organigramme.

Si la fiche de poste est un pilier de toute stratégie GPEC c’est parce qu’elle fournit une évaluation des compétences présentes et une vision globale de la répartition des tâches. Associée à l’organigramme, elle permet d’anticiper les besoins de recrutement et les éventuels changements organisationnels, dans l’objectif de renforcer la compétitivité de l’entreprise. Les descriptions de poste peuvent être élaborées selon différentes méthodes. L’entreprise peut se contenter d’observer, tout comme elle peut distribuer des questionnaires à ses employés.

#3 L’ENTRETIEN ANNUEL

Les entretiens annuels sont des outils très importants pour le GPEC et les services RH pour deux raisons. La première est qu’ils permettent à l’entreprise et au salarié de faire un bilan de l’année N-1. La seconde est qu’ils rendent possible l’identification des compétences et du niveau de motivation de chaque employé. Il est alors plus facile de déterminer si un profil possède toujours les compétences nécessaires pour exercer ses fonctions et, surtout, s’il peut évoluer en interne et assumer de nouvelles responsabilités. A l’issue d’un entretien annuel, les descriptions de poste et l’organigramme peuvent ainsi subir des modifications, pour mieux répondre aux besoins de l’entreprise.

#4 LA FORMATION

Pour qu’une entreprise évolue, il faut que ses collaborateurs soient motivés et capables de s’adapter aux nouvelles exigences techniques et organisationnelles inhérentes à leurs postes respectifs. Il est toutefois important qu’ils disposent d’un plan de carrière clair et qu’ils aient la volonté d’évoluer vers des fonctions à responsabilité.

Ces objectifs ne peuvent être atteints qu’à travers une politique de formation continue, mise en œuvre par l’entreprise elle-même. Faisant partie des outils GPEC, la formation favorise l’acquisition de compétences et crée un climat de travail positif. En outre, elle peut contribuer à l’amélioration des structures organisationnelles de l’entreprise, notamment en matière de mobilité interne.