La digital workplace, pour transformer l’expérience utilisateur

La digital workplace, l’espace de travail numérique 

La digital workplace est un terme que l’on peut traduire par « lieu de travail numérique ». Elle représente un espace sécurisé et centralisé, basé sur le Cloud, où les collaborateurs d’une entreprise ont accès à tous les outils nécessaires pour travailler de manière fluide et optimale. Elle permet d’accéder depuis n’importe quel endroit (bureau, maison, coworking) à des documents, individuels ou collectifs, d’échanger avec un collègue, de gérer son planning… Auparavant, il était nécessaire de jongler entre la messagerie, le calendrier, le logiciel de gestion de projet, les RS… Désormais, ces outils sont tous centralisés et connectés sur une seule plateforme, disponible aussi bien sur PC que sur tablette ou smartphone. Pour cela, la digital workplace combine des applications supports (comme la gestion des absences et des congés, les notes de frais…) et métier. 

Résultat ? Elle offre des conditions optimales de travail permettant d’augmenter l’efficacité et la productivité des collaborateurs, car elle s’adapte aux besoins de chacun.

Ses fonctionnalités

L’espace de travail numérique peut être intégré à toutes les entreprises afin d’optimiser leur efficacité et leurs performances. 

• La digital workplace propose des outils d’information et de communication, en intégrant les réseaux sociaux, la visioconférence et la messagerie instantanée. 
• Elle propose également des outils collaboratifs et de travail (avec le partage de fichiers, la gestion de projet, l’édition de documents, etc.). 
• Elle favorise aussi une meilleure gestion des droits d’accès. Un point crucial à l’heure où la cybersécurité est un enjeu majeur pour les organisations.

Le point sur la digital workplace en France 

La transition digitale est un sujet d’actualité qui concerne toutes les entreprises. Toutefois, selon l’édition 2021 de «  l’Observatoire Intranet & Digital Working » d’Arctus, seulement 39 % des interrogés déclarent disposer d’un espace numérique interne complet. 29 % d’entre eux précisent aussi ne pas avoir un environnement personnalisé, ni la possibilité d’interagir avec les contenus. 

La transformation numérique poursuit toutefois sa progression. 80 % des dirigeants et 69 % des salariés sont ainsi engagés dans cette démarche. Le niveau d’adoption des fonctionnalités sociales et collaboratives est désormais de 7/10 (soit 29 points de plus qu’en 2019). Selon une étude réalisée par WeLoop, 95 % des répondants déclarent que, suite au Covid-19, les projets de digital workplace se sont accélérés.

Les enjeux et avantages de la digital workplace

L’étude d’Arctus rappelle les enjeux du digital pour les entreprises, à savoir : 

• améliorer l’efficacité opérationnelle (61 %) ;
• fluidifier la communication interne (52 %) ;
• permettre la continuité de l’activité en cas de crise (46 %) ;
• améliorer la capitalisation et la transmission des savoirs (42 %) ;
• faire évoluer le modèle d’organisation (32 %) ;
• améliorer l’image et l’attractivité (26 %) ;
• développer l’intelligence collective (23 %) ;
• modifier le business model (15 %).

Mettre en place une stratégie de digital workplace permet ainsi de transformer et d’améliorer l’expérience utilisateur. Dans les faits, elle favorise la collaboration grâce à un espace de travail commun virtuel où chacun peut se connecter (y compris les clients et les partenaires). Elle génère également un gain de temps précieux. Selon une étude de RingCentral, deux tiers des salariés perdent en moyenne 60 minutes par jour à passer d’une application à une autre ! Cette perte de temps disparaît avec la digital workplace puisqu’elle centralise l’ensemble des outils et des applications en un seul et même endroit.

Elle se caractérise par un environnement de travail innovant, dynamique, performant et flexible. L’idéal pour répondre aux attentes des collaborateurs et donc renforcer leur satisfaction, leur cohésion et leur fidélité. Elle permet ainsi d’augmenter la rétention des salariés. Un point crucial à l’heure de la guerre des talents ! 

Les bonnes pratiques à adopter pour la mise en place de la digital workplace

Mettre en place une digital workplace implique de nombreux changements en matière d’organisation. Les équipes doivent en effet abandonner leurs anciennes habitudes pour en adopter de nouvelles afin de travailler et de s’organiser collectivement. Pour y parvenir, les équipes de la DSI doivent collaborer avec les ressources humaines ainsi que les responsables des différents métiers (marketing, vente, finances….) pour accompagner ce changement.

#1 Mettre en place une stratégie

Il est avant tout nécessaire de mobiliser une équipe dédiée au projet, avec quelques profils complémentaires. L’enjeu est de parvenir à proposer une stratégie personnalisée qui prend en considération la gouvernance, les collaborateurs, la technologie ainsi que les objectifs de l’entreprise.

#2 Accompagner la transformation digitale

Une fois la stratégie de digital workplace définie, il est important de communiquer ce plan à l’ensemble des collaborateurs. 

La réussite de la mise en place de cette stratégie est intrinsèquement liée à la dimension humaine. Il faut en effet accompagner chacun des collaborateurs dans cette conduite du changement, au travers par exemple de formation notamment auprès des populations non connectées. Les organisations prennent conscience de l’enjeu de fédérer l’ensemble des acteurs. Ainsi, selon l’Observatoire Intranet & Digital working, 54 % des entreprises qui ont une population non connectée déclarent mettre à leur disposition des PC partagés ou des bornes informatiques ainsi que des smartphones professionnels (36 %), des téléphones personnels (32 %) et des écrans d’affichage dynamiques (17 %). 

Outre les formations portant sur l’utilisation des espaces de travail et les bonnes pratiques à adopter, il est recommandé de proposer un service de soutien et d’assistance avec la direction des systèmes d’information (DSI).

#3 Mettre l’utilisateur au cœur de la digital workplace

L’objectif de la digital workplace est de proposer des outils sur une plateforme unique pour faciliter la communication ainsi que la collaboration. C’est pourquoi, elle doit être pensée et conçue pour les collaborateurs afin de répondre parfaitement à leurs besoins et à leurs contraintes métiers. Les consulter en amont du projet va permettre de proposer une solution de digital workplace sur-mesure. 

#4 La sécurité, l’enjeu majeur de la digital workplace

La cybersécurité est aujourd’hui une priorité pour les entreprises : selon l’étude « When the world stayed at home » de la société Tanium, 90 % des dirigeants ont noté une augmentation des cyberattaques depuis le début de la pandémie. 

Du fait de sa large accessibilité, la digital workplace peut exposer l’organisation à des risques. C’est pourquoi, il est primordial de la sécuriser grâce à différents moyens : chiffrement des données, utilisation d’un réseau privé virtuel (VPN), authentification unique… 

Le dynamisme et les évolutions des ressources humaines vous fascinent ? Vous souhaitez faire carrière dans ce secteur ? Découvrez les formations proposées par l’IGS-RH et concrétisez vos objectifs !