Le travail à distance : le nouveau défi managérial

Télétravail : le point sur le contexte

Si le travail à distance était déjà instauré dans certaines entreprises, la crise sanitaire mondiale inhérente au Covid-19 a profondément bouleversé les organisations. Le télétravail a ainsi été propulsé sur le devant de la scène en mars 2020, permettant à 40 % des entreprises de rester ouvertes, et donc, de poursuivre leur activité.

Selon une étude réalisée par Malakoff Humanis, 84 % des télétravailleurs déclarent vouloir poursuivre le travail à distance après le confinement. Le recours au télétravail a, en effet, permis de mettre en lumière ses avantages, aussi bien pour les salariés (qui ont l’opportunité de mieux équilibrer leur vie personnelle et professionnelle) que pour les entreprises. Il est ici important de souligner que ce dispositif a connu certains préjugés avant d'être généralisé : la présence physique étant encore considérée comme un critère de performance. Le télétravail se caractérise aussi, pour certains managers, par un manque de contrôle lié à la culture du présentéisme où le contact est alors plus direct pour piloter les activités.

Toutefois, cette culture d’entreprise montre ses limites avec, entre autres, une surcharge de travail ainsi qu’un épuisement mental. Des conséquences au final totalement contre-productives. Ainsi, le présentéisme serait, contre toute attente, nocif et représenterait un coût compris entre 13 à 25 milliards d’euros pour les entreprises.

Qu’est-ce que le management à distance ?

Selon la définition de Harvard Business Review, la distance peut être :

• physique, autrement dit géographique, liée aux fuseaux horaires, etc. ;
• opérationnelle, selon la taille de l’équipe de projet, les moyens de communication, les priorités… ;
• d’affinité, comme au travers de la multiculturalité.

Toutefois, le management à distance est une notion le plus souvent utilisée lorsque les collaborateurs et le manager ne sont pas sur le même lieu de travail. C’est notamment le cas pour le télétravail qui est aujourd’hui devenu une nécessité pour toutes les entreprises du fait du contexte sanitaire. Mais ce dispositif n’est pas la seule raison de l’essor du travail à distance. En effet, grâce aux nouvelles technologies et à la puissance d’Internet, la distance n’est aujourd’hui plus un frein et le monde tend à devenir nomade. Il est ainsi possible de travailler et de communiquer entre toutes les villes (et tous les pays). 

Les enjeux du management à distance

#1 La communication

La communication a encore plus d’importance dans le cadre du travail à distance, qui peut parfois être source d’isolement et d’incompréhensions pour certains collaborateurs. Cela peut engendrer certains dysfonctionnements, ainsi qu’une baisse de la productivité. Il est alors crucial de prioriser la communication en replaçant les échanges et la collaboration au centre de l’attention afin de favoriser la cohésion d’équipe.

#2 L’organisation

Le management des équipes à distance nécessite la définition d’objectifs clairs, ainsi que la coordination du temps de travail. Ce point peut être source de difficultés dans le cas où des collaborateurs sont situés dans différentes villes, voire même dans plusieurs pays (avec parfois des fuseaux horaires différents). Le manager doit alors tout mettre en œuvre pour coordonner les missions de chacun en anticipant et en régulant la charge de travail de ses équipes par une dimension collective, mais aussi individuelle. Il doit proposer des réunions régulières et courtes au cours desquelles chacun peut intervenir et échanger sur les difficultés rencontrées, les axes d’amélioration, etc. 

#3 Le suivi

Malgré la distance, le manager doit s’assurer que les tâches confiées à ses équipes soient bien effectuées. Il doit également veiller à ce que les collaborateurs utilisent leur temps de travail de manière optimale et appropriée. Là encore, ce sont les interactions qui vont permettre de créer un lien, mais aussi un sentiment d’appartenance et de confiance. Le travail à distance requiert en effet une certaine liberté grâce à laquelle les collaborateurs peuvent réaliser leurs projets à leur rythme, selon leur méthode de travail. Il est crucial de respecter ce point afin de maintenir la cohésion d’équipe et la productivité.

Les bonnes pratiques du management à distance

#1 Garder le contact

La communication est la clé du management à distance ! Il y a un réel besoin de contact et il est pour cela nécessaire de programmer des entretiens ou des réunions par téléphone et en visioconférence. Cette démarche va permettre d’être à l’écoute des équipes, afin de les encourager dans leurs objectifs. C’est également un moyen pour pallier toute démotivation et pour renforcer la cohésion d’équipe, ainsi que le sentiment d’appartenance à la culture d’entreprise. 

Le manager a aussi la possibilité de favoriser le travail collaboratif, en proposant, par exemple, un travail en binôme ou en encourageant les missions en mode projet. La créativité et l’inventivité de chacun doivent être mises en avant afin d’instaurer une implication optimale, de l’entraide ainsi que de la spontanéité. De nombreux outils collaboratifs peuvent être utilisés à cet effet comme Slack, Team, Zoom, Skype… Les outils de partage de documents (comme Dropbox ou Drive) et de gestion de projets (avec Trello ou encore Asana) facilitent aussi le travail en équipe à distance.

#2 Savoir faire confiance

La confiance et la transparence sont bien évidemment la base de toute relation, y compris lorsqu’elle est à distance. Les collaborateurs vont gérer leur temps de manière individuelle. Le manager doit alors favoriser l’autonomie et la responsabilisation de ses équipes en faisant preuve de flexibilité. Pour cela, il doit apprendre à ne plus se focaliser sur les horaires et se détacher du schéma présentiel.

#3 Accompagner les collaborateurs

Le manager doit tout mettre en œuvre pour que ses équipes travaillent efficacement et dans de bonnes conditions. Il est plus que jamais important que chacun possède les outils adéquats ainsi que les compétences et les formations nécessaires pour mener à bien ses missions. Au-delà de cet aspect « métier », le manager doit également faire preuve d’écoute et d’empathie afin de répondre aux besoins de ses équipes et gérer leurs attentes. Il a également une mission d’information et de feedback : le manager doit s’assurer que les messages soient bien compris mais aussi savoir témoigner sa reconnaissance.

Le management à distance est désormais bien plus qu’une simple tendance. Il définit un nouveau modèle caractérisé par de nouvelles pratiques qu’il convient d’adopter afin d’assurer la motivation et la productivité des équipes. Vous souhaitez faire partie des acteurs du management de demain ? Découvrez les formations proposées par l’IGS-RH et concrétisez votre projet professionnel !